一、為使本校公文依限處理實施公文查詢，其查詢範圍如左：

　(一)本校與其他機關間得相互查詢。

　(二)經辦人員間，得相互查詢。

二、左列各款文件不辦理查詢：

　(一)絕對機密、機密、密之案件。

　(二)本校內之便簽通知。

　(三)無須辦理之複製文書、公報、表報或其他印刷品。

三、承辦人員辦理公文查詢及其他有關工作，應依左列規定：

　(一)每日除整理與檢查待辦盒外，並將查詢情形，連同待辦短提陳主管檢視。

　(二)承辦人員不按規定填表，延不退還甲表或逾期不請求展期，應予查詢，逕請其改正或報請單位主管處理。

　(三)協助主辦研考業務人員定期檢查及蒐集有關資料。

　(四)上月經檢查未結案之甲表，如已辦竣，應由待辦盒內檢出，暫置於結案盒分類卡之前，以備本月檢查。

　(五)每月終應查對號碼索引簿，除未辦結公文應查催外，對已辦結（發文或存查）公文未銷號者，應查明銷號。

四、承辦人員對經辦文件，自陳核（判）起至發文止，應負文件全程各階段查詢之責。

五、單位主管，應依據左列規定，負責公文查詢及處理：

　(一)每日上班時應先檢查待辦盒內公文登記表，對屆期尚未辦出新收文件所填預定結案日期過長，會辦文件未照規定時限處理者，應予糾正，並在紀錄卡上簽章及註明糾正事項。

　(二)屬員差假時之公文處理，應依左列規定：

　　1.職務代理人應實際代其處理公文，因特殊情形無法代為處理時，應責由主辦組長（或處室主管或指定人員）負責處理。

　　2.職務代理人或主管組長，均因差假不能處理公文時，應由處室主管或其代理人負全責作適當處理。

　　　屬員之差假應嚴格審核，其承辦案件久未清結者，應責成清理後始得派遣公差。

六、主辦研考業務人員，每週應查詢登記桌一次，發現錯誤應指導改正，逾限未結案且應填報逾限未結案件檢查週報表陳校長核辦，並個別稽催，經二次稽催，承辦人仍延不辦理及答復原因者，以故意積壓公文論，簽報議處並限期清理，追縱至結案為止。

七、主辦研考人員每月應按登記櫃內之收文盒、待辦盒、分類盒、結案盒之順序，實施公文總檢查及公文辦理日數表。