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相關法規 / 檔案管理辦法

第一章 通  則

一、本校檔案應集中管理,其區分如左:

 (一)臨時檔案:尚未結案待繼續辦理者。

 (二)中期檔案:已經結案,列有保存年限且具有案例價值者。

 (三)永久檔案:中期檔案經整理後,具有永久保存價值者。

二、本校檔案指定專人負責管理。

   第二章 歸  檔

三、經文書組收發編列號碼之文件,除性質特殊陳經校長核准由承辦單位保存者外,均須歸檔。

四、檔案文件之點收應依左列規定辦理:

 (一)文件不齊,手續不全,或登記不符者,應即退請補辦或補註。

 (二)文件如有污損或字跡模糊不清者,應退請承辦人補註。

 (三)附件漏送或未經簽准而抽存者應退請補送。

 (四)文件檢查無訛後,應分別於歸檔簿蓋章。

 (五)隨文附件簽條等,應加騎縫章。

五、檔案管理工作,應按檔案法作業程序辦理。

   第三章 分類與編案

六、檔案之分類及保存年限應依教育部所屬國立高級中學以下各級學校檔案分類及保存年限區分表編定「檔案分類暨保存年限基準表」。

七、檔案應按照文件內容立案。

八、重大案件,應不分年份與單位,編定專案管理。

   第四章 登記與裝訂

九、檔案之登記分列如左:

 (一)檔案分類經目錄簿(附件)應以書本式活頁逐案登記循序裝訂之。

 (二)「目次表」經編入之文件,應循序逐件登記之,並於文件上標示次號。

 (三)「檔案登記卡」,應置於卷底檔袋內,登記本卷之動態、調出時抽存歸還後裝入。

 (四)「檔案底封面」凡新立或增加之案卷,均須裝封底面。

 (五)「檔案索引簿」,應確實登記檔號。

十、檔案之裝訂應注意事項:

 (一)須確實檢查卷內文件,如有缺漏應請補齊。

 (二)每冊長寬應依標準公文紙為準,厚度以三公分為原則,簽條須粘固,金屬物品應剔除。

 (三)件次須編序整理,彙齊裝訂成冊。

 (四)附件應隨文裝訂,其不能裝訂者,應抽出裝訂盒另存,其體積過大者,得另予包裝典藏並標示之。

 前項第四款附件另存,應於文稿上加蓋「附件另存」戳記,並建立登記備查。

   第五章 典藏與保護

十一、檔案之典藏,應循序裝盒陳列並標示之。

   密檔須另置櫥分別典藏之,並依照國家機密保護辦法第卅一條之規定辦理。

十二、檔案如有遺失依左列規定處理:

 (一)密檔,應即通知原承辦人設法補救。

 (二)普通檔案,應向原承辦人設法補救。

 (三)對無法查抄之案件,應由原承辦人員依據資料或記憶補錄。

 (四)檔案遺失及處理經過,須在各種目錄上分別註明,並查明責任簽報。

十三、檔案如有破損,應依左列規定處理:

 (一)破損之案卷,應保持原形予以適當之裱補。

 (二)破損較大或字跡不清之案卷,應以重抄、印刷或照相等方法予以重製。

   重製案件須分別註明原因、日期及份數,陳經校長核定。

十四、借調檔案依左列規定辦理。

 (一)借調檔案,應以承辦人員或其直屬主管填具借檔單借調。

 (二)臨時查閱得在檔案室閱覽。

 (三)借調非本管業務之檔案,應先徵得其承辦人員及其主管之同意會章,始可借調。

 (四)借調檔案應以兩星期為限,必要時得敘明理由請展延一星期,逾期不還,應即查催,經兩次查催仍不還者,應簽報追還。

 (五)借調檔案,應保守秘密,並保護案卷之完整,如有塗改、損毀、抽取或轉借他人等情事,應即查明責任簽報。

 (六)離(調)職,退休人員,須將所借檔案歸還後始准離(調)職。

十五、檔案應於每年依左列規定辦理一次:

 (一)依據檔案分類總目錄簿,逐案核對。

 (二)按照案卷之目次表,逐件清理。

 (三)對已屆保存年限之案件,應按照規定程序辦理銷燬。

 (四)合於移轉規定之永久檔案,應辦理移轉。

 (五)續存檔案,應妥善編訂典藏。

十六、檔案之銷燬,應依照左列程序辦理:

 (一)擬銷燬檔案,應先以案卷目次表或列冊送請業務承辦單位審查。

 (二)業務承辦單位,應按照案卷目次表或清冊逐件審查,對延長保存年限案件,應簽註具體之理由。

 (三)經業務承辦單位同意銷燬之檔案,應編造擬銷燬之檔案,應編造銷燬清冊一式三份,簽經校長核定後,函送教育部中部辦公室轉檔案管理局審核。

 (四)永久保存檔案,凡屆滿二十五年者,應於次年移轉檔案管理局管理。

 (五)對移轉及銷燬之檔案,應逐案逐件分別於檔案分類總目錄簿及檔案索引簿加蓋戳記後,將案卷目次表抽出訂冊永久保存。

 (六)會計帳簿及憑證之銷燬,應依照會計法之規定辦理。

 (七)銷燬檔案,應會同相關單位派員全程監控,並注意環境保護事宜。

 (八)檔案清理之成果,應於每年十月底以前,逐級統計列報。

十七、本辦法所規定之附式,均照檔案管理局規定附式辦理。

十八、本辦法簽請校長核可後施行,修正時亦同。

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