第一章　依　　據

一、本辦法依據行政院所屬各機關公文處理規則訂定。

　　　第二章　收　　文

二、收支

　(一)收到公文函件應即拆封、送辦。

　(二)封套標明機密文件或寫明校長親啟文件及校長函件分別用送件登記簿登記，隨收隨送校長或經校長指定之人員點收處理。

　(三)應防封套內所裝公文緊靠封口注意剪拆。

　(四)對附件，應對照來文逐件清點，其手續如左：

　　1.附件應加整理於原文之後。

　　2.附件如為現金、支票、匯票，各種有價證券、貴重物品，應轉送出納組或承辦單位點收，並就原來附件欄簽證。

　　3.附件另郵未到或漏檢附件者，應加附查詢通知單、原文退還發文單位。

　(五)速件應即分文編號、填公文登記表單獨提送，不得延擱。

　(六)封面未標明機密字樣，拆封後如發現其內容有保密必要應作機密文件處理。

　(七)郵寄公文封套上所貼之郵票蓋有日期戳記，不得剪除，應保存半年再行焚毀。

三、文編號手續如左：

　(一)來文經分文後，應統一編列字號，每年從一號開始順序編列。

　(二)來文正下方，應蓋編號戳編號。

四、經編列字號之收文應按號碼順序列印三聯單，送承辦人簽收。

五、未經編號之收文，應送收發補辦編號登錄手續。

六、左列文件，不予編號，應另登送件簿，送承辦人辦理：

　(一)各種定期及例行表報。

　(二)通報及知會之文件。

　(三)邀請參加紀念性集會之文件。

　(四)校長私文往來之文電。

　(五)贈送書刊及資料之文件。

　(六)地方機關轉發上級機關之重要文件。

　　　第三章　發　　文

七、發文

　(一)收發發文人員待送發文件，應負檢查及點收之責，對未用印章或附件不全之文稿，應退還補辦。

　(二)發文應將原來文送收發人員，在案件承辦簿簽章發文。

　(三)承辦人辦理之極機密公文應承辦人員照原編收文號碼，自行填註發文字號封固送發，如屬創稿之極機密公文，應由承辦發文人員向收發人員提號辦理。

　(四)創稿發文時，由收發人員編列發文字號稿面加蓋「創」字在承辦案件簿內簽章。

　(五)發文冠字除沿用收文冠字外，應冠承辦單位之代字，在發文公文紙「日期」、「字號」欄內暨原稿上，並應分別加中華民國年月日及字號戳。（附件六）。

　(六)對外行文，應由本校統一辦理編號、登記、封發、歸檔手續。

八、封發公文應依左列規定辦理：

　(一)對同一收文機關之發文除最速件提前封發外，其餘在處理期內得併封發出。

　(二)密件、速件公文應按文稿註明區分之密等或速別，封套上加蓋戳記，但機密文件應另加外封套，定有期限公文，加蓋「本件有時間性」戳記，開會通知，加蓋「開會通知提前拆閱」戳記。

　　　　第四章　發文之附件

九、發文附件，應依左列規定辦理：

　(一)發文附件，除隨文繕寫發及可隨文裝訂之附件，由文書組辦理封發外，其不能隨文裝訂之附件，由承辦人員負責個案固封，加蓋「封訖」戳記，於封面註明受文者後送發。

　(二)重要附件（現金、支票、匯票、郵票或各種有價證券、貴重物品或各種證件），應由承辦人檢齊封固、封面書明附件名稱、數量封口加蓋經手人印章或火漆印，隨同文稿交發，發文人員應將原封附件，連同公文、編號登記，加封發出。

　(三)附件另郵，應在公文之附件欄加蓋「附件另郵」章截，並應於附件封面右下角書明「某號之附件」同時發郵。

　(四)附件為重要包裹，應以防水之紙張或塑膠裝品等包裝紙並布包線縫，書名收件人地點、機關名稱或人名。

十、發文在未封口前，應再抽出複檢後封固，其送達方式，如交換傳遞，差送郵寄、寄存、公示，由文書組視公文性質及實際情形自行決定。

　　　第五章　公文郵寄

十一、公文郵寄應依左列規定辦理：

　(一)郵寄文件應先登記郵寄簿，分上下午兩次送郵，最速件以限時專送隨時送郵。

　(二)郵寄公文應於公文封之發文字號欄內逐一詳列公文封內裝之公文號碼。

十二、各處室送發函件（發郵）應以有關公務為者為限，由承辦人登記送件簿（表）送發。

十三、承辦人員退回之甲表後應報據承辦人員預定結案日期，在甲、乙二表「查詢日期」欄，填入預定結案日期前一工作日「查詢日期」將乙表放入分類盒之事由卡，甲表按照查詢日期放入待辦盒內日期卡片之後。

十四、承辦人員點收文件時，遇有必須退回文書組改分之文件應依左列規定辦理。

　(一)由承辦人員在公文登記甲表預定結案日期欄內，填註「退文書組改分」，並於左邊註明退文日時，陳由單位主管在「承辦員」欄內蓋章。

　(二)應檢齊文書組發送來之各聯公文登記表，連同公文登記送件簿退文書組改分。

十五、文書組收到改之件及附表後，應在收文盒內檢出乙表將新承辦人員複寫於甲、乙、丙三表「承辦員」欄之次一，並在左邊填註改分月、日、時再送與所改分之承辦人員。

十六、文書組收發人員對創稿文件，應視同來文，按一般程序使用甲、乙、丙登記表登記，登記時以交辦或簽辦之日期為來文日期，交辦或簽辦人員得視同來文機關或來（受）文者欄，逕寫受文者，並以辦理創稿月、日、時為公文登記表之時間。

十七、收發人員接到承辦人員在待辦日期未屆滿前申請展期之通知時，應在甲表背面上方自左向右註明延展日期、日數、理由送承辦人員蓋章及單位主管核准蓋章後再在甲表上之「預定結案日期」欄及甲、乙二表之查詢欄內，重填預定結案日期及新查詢日期，並通知承辦人員在丙表上更改。

十八、文件判行後除自行繕寫外，送繕時，登記員在甲、乙表填明交繕日、月、時，乙表暫放收文盒，甲表隨文附送繕寫人員蓋章退回。

十九、已發文尚未結案之文件，收發人員應將甲、乙表暫放待辦盒，並應繼續注意查詢。

二十、結案盒內甲表，應按承辦人員姓名分類，依次放置分類，依次放置分類卡片內，乙表應按號碼順序放置，如已置滿應即取出，按年、月、號碼順序及姓名分類裝訂成冊分別保存，甲、乙表使用起止日期及數目，必須相同。

廿一、交辦文件，應用送件簿登記，送文書組編號分文。

廿二、各機關文書之繕校應盡量集中於文書組辦理，其以各單位名義行文者，得由各該單位自行辦理之。

廿三、核決之文稿及附件，經繕校人員點收與原送公文登記表（簿）所載相符，就原表（簿）蓋收文日期戳後，退還送件人。

廿四、督繕人員應注意文稿緩急分配工作，並登記繕校簿交繕。

廿五、本法自校長核可後實施。